Im Büro fallen über das Jahr gesehen viele verschiedene Kosten an. Es ist nicht einfach, darüber den Überblick zu behalten und so Kosteneinsparung zu betreiben. Wir schlüsseln Ihre Kosten auf und zeigen Ihnen Wege, wie Sie Ihre Kosten für das Büro senken können.
Welche Kosten fallen im Büro an?
Die Bürokosten pro Arbeitsplatz sind in Europa nach wie vor am höchsten, gefolgt vom Mittleren Osten/Afrika, Nordamerika, Asien/Pazifik und Zentral-/Südamerika. Die Kosten pro Quadratmeter und Monat liegen bei etwa 39 €. Die Zusammensetzung der Kosten zeigt die folgende Abbildung.
Die durchschnittliche Investition auf Vorstands-/ Geschäftsführungsebene liegt bei 15.300 €, bei Angestellten und Mitarbeitern bei 4.400 €.
Steuerliche Aspekte
Büromaterial gehört zu den Betriebsstoffen, ist also ein betrieblicher Produktionsfaktor. In der Finanzbuchhaltung werden Ausgaben für Büromaterial als Sofort-Aufwand gebucht. Ein Scanner, der zum Betrieb an einen Computer angeschlossen werden müsste, kann beispielsweise nicht als Aufwand für Büromaterial verbucht werden, obwohl er eventuell weniger als 150 Euro netto kostet, sondern zählt ebenso wie alle Büromaschinen oder Büromöbel, die mehr als 150,00 Euro netto bei ihrer Anschaffung gekostet haben, zur Betriebs- und Geschäftsausstattung.
Potenzial Kosteneinsparung
Im Büro gibt es eine ganze Reihe an Mitteln und Wegen, wie Sie die Kosten für Bürobedarf und -einrichtung senken können.
- Abbau von Übermöblierungen mit reduzierten Ablagen (Schrank- und Stauraumproblematik). Selbst bei vorsichtiger Einschätzung von einer Einsparung von mindestens 1.000 € pro Arbeitsplatz ausgegangen werden.
- Wie bei anderen Produkten erhöht eine durchdachte Bedarfsplanung auch bei Büromaterialien das Einsparpotenzial.
- Einen großen Vorteil haben Büromaterialien gegenüber anderen Produkten: Büroklammern, Locher & Co. haben weder ein Verfallsdatum, noch nehmen sie übermäßig viel Lagerfläche in Anspruch. Bestellungen auf Vorrat sind daher eine gute Möglichkeit, Lieferkosten zu sparen.
- Generell sollte man versuchen, möglichst viele Produkte bei dem gleichen Lieferanten zu bestellen, Stichwort Economy of Scale. Hier können Sie darüber nachdenken, eventuell abteilungsübergreifend einzukaufen.
- Nur wer regelmäßig die Kostenstelle für Bürobedarf kontrolliert, kann sich einen Überblick über die Ausgaben verschaffen. Die Möglichkeit, die Ausgaben einfach und übersichtlich im Auge zu halten, bietet zum Beispiel dieses Shopsystem an.